プレゼンの初心者は、発表で使う資料を1からつくってはいけません。

上司や先輩にお願いして、以前に使ったプレゼンの資料をもらいましょう。

もちろん内容を丸写しするわけではありません。

それは著作権違反であり、社内・社外で問題になります。

資料をテンプレートにして、内容を作成するのです。

中身は削除して、全体的な流れだけは残します。

ヘッダーやフッター、図やグラフなど、全体的な構成を参考にしながら、テンプレートにします。

基本がわかっていない初心者でも、テンプレートがあれば、それなりに構成が整った資料をつくることができるはずです。

何もわからない時期は、手本の吸収から始めることです。

誰かの成果物を流用するのは、ずるいような気がしますが、ずるくありません。

特に基本がまだ身についていない初心者の場合、手本を参考にするのは正しい手段です。

もし初心者が、資料を1からすべて作成すると、とんでもない結果になるでしょう。

基本がわかっていない人が、最初からきれいな資料を作成できるはずがありません。

1から作成するのは、大変な労力と知識を要します。

1からつくってきれいに仕上げられるのは、ベテランだけです。

基本がしっかり身についているからこそ、白紙の状態から書き出せるのです。

• 先輩が作成済みのプレゼン資料を、テンプレートにする。

「さあ、プレゼン資料をつくるぞ」

行き当たりばったりで、文章を書いたり図を挿入したりするのは、良くありません。

途中から整合性が取れなくなったり、バランスが悪くなったりします。

そこでまず取り組んでいただきたいのは「骨組みづくり」です。

骨をつくって、あとから肉付けをするというイメージです。

その骨に当たるのが、目次です。

目次はページ数がわからないと書けないため、最後に作成する考えを持っている人がいます。

しかし、目次はむしろ最初に作ったほうがいい。

大きなセクションをつくって、できれば、おおよそのページ数も書いておくのです。

すると、セクションの役割が明確になり、同時にページ配分もしやすくなるのです。

基本的な一例を、以下にご紹介しますので、参考にしましょう。

• 資料作成は、目次から始める。

プレゼンの資料を作成する際は「統一感」を意識しましょう。

プレゼンでは、使用するべきフォントタイプ、フォントサイズ、外枠のデザイン、背景などがあります。

説明する内容によって、何が適切なのかは異なるため、一概には言えません。

しかし、確実に言えるのは、どんな種類であろうと、資料全体で統一させることです。

統一感のない資料は、見づらくなります。

いかにも初心者が、行き当たりばったりで作成したような印象を受け、幼稚に見えてしまうのです。

最低限、統一しておきたいのは、以下のとおりです。

• ヘッダーとフッター

• フォントの種類

• 背景色や背景デザイン

• 強調手段

• 色の使い方

• 色彩

• 言葉遣い

• 外枠デザイン

これらすべてが、ページ全体にわたって統一されていることを確認しましょう。

• 統一感のある資料作成を、心がける。

資料を作成するときは、守っておきたい大原則があります。

人は、無意識のうちに「こういう順で話が流れるだろう」という視線の流れが、2つあります。

「左から右」と「上から下」です。

この法則は、文章だけでなく図形にも当てはまります。

一部のアラブ諸国を除いて、おおむね全世界で共通するルールです。

人が無意識のうちに確かめる視線の動きに合わせて資料が作成できるようになるため、わかりやすい印象を持ちます。

書き方は自由でも、暗黙のルールがあるのです。

たとえば、今読んでいるこの文章も「左から右」「上から下」へと文章を読んでいますね。

絶対に間違えないような基本ルールですが、資料に図やグラフなどを含めると、うっかり違反を犯しやすいのです。

あなたが作成中の資料で守られているか、チェックしてみましょう。

• 「左から右」「上から下」への大原則に従って、資料を作成する。

あなたはプレゼンの資料1枚に対して、どのくらいの情報量を詰め込みますか。

よくありがちな失敗は「情報量の詰め込みすぎ」です。

文章・図・グラフなどを、ページいっぱいに詰め込むのは良くありません。

1枚にたくさんの情報量を詰め込めば、全体のページ数が削減でき、詳細もわかりやすくなると思います。

しかし、誤解です。

実際は、見づらい資料になり、発表内容に対してマイナスのイメージを抱きやすくなります。

「見づらい」というだけで、聞き手はマイナスの印象を持つのが現実です。

プレゼンは、見る人に見やすくわかりやすく説明しなければなりません。

「わかりにくい」「理解できない」と思われたら、終わりです。

では、1枚にどのくらいの情報量が適切でしょうか。

決まりがあるわけではありませんが、目安としては「1枚1分」です。

資料1枚を1分で終わらせられるような情報量に調整しましょう。

少し少ないのではないかと思うでしょう。

それは、発表者が感じる意識です。

そもそもプレゼンは、聞き手にわかってもらうためのものですね。

聞き手にとって初めて聞く内容ですから、余裕のある資料作成が大切です。

あくまで聞き手の立場に立って、資料作成を考えると、1枚1分程度が妥当なのです。

今あなたが作成中の資料は、1枚1分の情報量にまとまっていますか。

• 1分1枚を、目安に資料を作成する。

プレゼンで使う資料は、1種類だけとは限りません。

発表する内容によっては、複雑なデータが数多く登場することもあります。

「見やすくするためにどうすればいいだろうか。そうだ。データの一覧や表などは、別紙にまとめてしまおう」

少しでも見やすくするため、補足資料などを別紙として用意する方法です。

なかなかの名案ですね。

しかし、見やすくしようと思ったこの工夫が、逆に聞き手をいらいらさせることがあります。

たとえば、異なる種類の資料を交互に参照する場合です。

「縦書きの資料をご覧ください」といった後に「グラフの資料をご確認ください」次に「大きな文字の資料をご覧ください」

わかると言えばわかるのですが、資料の名前を言われてから探すまでに時間がかかるのです。

机の上が資料でばらばらになりやすく、聞き手をいらいらさせます。

しかし、一工夫で解決します。

あらかじめ、資料に番号を振っておけばいいのです。

ひとまとめになった資料ごとに「1番、2番、3番」というふうに、わかりやすく番号を振っておきましょう。

番号をふる場所は、見つけやすいように「資料の左上」がおすすめです。

「2番の資料をご覧ください。次に3番の資料をご覧ください」

見てほしい資料の指示が、わずか一言で済みます。

また可能なかぎり、参照する資料の順に沿って、資料番号を振りましょう。

参照すべき資料を、直感的に、見つけやすくなります。

• 複数の資料を使う場合は、資料の左上あたりに番号を振っておく。

文章だけで資料を構成するのもいいのですが、直感的にわかりにくい欠点があります。

読むのは疲れます。

ましてや、聞き手には初めて聞く内容です。

可能なかぎり、直感的に理解できるような形式に整えておくことが大切です。

それが「箇条書き」です。

プレゼンでは「箇条書き」をおすすめします。

すべてを箇条書きにするのではなく、とりわけ重要ポイントについては、箇条書きにしたほうがアピールする力が強くなります。

箇条書きは「見やすさ」と「わかりやすさ」を両立させた素晴らしい表現方法です。

聞き手の印象に残りやすくなります。

たとえば、以下の2つを比べて、どう感じますか。

どちらも内容は同じですが、箇条書きのほうが、圧倒的に見やすいですね。

ぱっと見て直感的に理解できます。

資料内に書かれている重要情報は「箇条書きできないか」と問いかけながら見直してみましょう。

• 重要なポイントは、箇条書きで表現する。

プレゼン用ソフトウエアには、動きを加える機能があります。

矢印を点滅させたり、図形を上下左右に振動させたり、ページ切り替えにフェードアウトをしたりなどです。

専用ソフトを使った場合、生き生きした動きを加えることができ、手の込んだリッチな表現を加えることが可能です。

当然、動きがあると、説得力も増すことでしょう。

驚いて、注目が集まります。

では、何でも動きをつけて表現すればいいのかというと、そうではありません。

動的な表現ばかりになってしまうと、動きがないと理解できないような内容に仕上がってしまうのです。

動的な表現機能に頼りすぎないことです。

すべての人が、電子データをパソコンで見るとも限りません。

資料を紙に印刷して見る状況も十分に考えられます。

動的表現でしか伝わらない内容に仕上げてしまうと、紙に出して確認したとき、内容がきちんと理解できなくなります。

どれだけリッチな表現をした資料も、紙に印刷してしまうと動きがなくなります。

また意外な事実ですが、世の中には、動きのあるプレゼンを嫌う人はいるものです。

ちらちら動く内容に気を取られてしまい落ち着かず、肝心の内容に集中しづらくなってしまうのです。

動きのあるプレゼンは、あっても控えめが大切です。

今、作成している資料は動きがなくても理解できるように仕上がっているかどうか、チェックしましょう。

一度、紙に印刷してみるといいでしょう。

紙に印刷して、動きのない状態でも、内容をきちんと理解できればOKです。

• 動的表現に頼りすぎず、動きのない状態でも理解できる資料をつくる。

プレゼンでは、説明中にどうしても専門用語を使わなければいけない場面もあります。

できるだけ避けたいところですが、なかなかそうもいかない場面もあります。

当然ですが、専門用語には意味の説明が必須です。

ここで、気をつけていただきたいのは「説明の仕方」です。

口頭で説明をするのはいいですが「口頭だけの説明」になっていないでしょうか。

専門用語の説明とはいえ、口頭だけで説明を終わらせるのは良くありません。

初めて聞く聞き手の立場になって考えてみましょう。

聞き慣れない言葉は、頭に入りにくいうえ、説明を聞いてもすぐ忘れがちです。

説明を聞いても「聞き漏らした。もう1回言ってほしい」と思うのです。

専門用語を熟知している発表者には、口頭による説明だけで十分だろうと思うのですが、違います。

聞き手の立場を考えて、専門用語の説明は、口頭だけではなく、きちんと資料にも記載しておくようにしましょう。

資料の隅に、注釈での説明があると親切です。

たとえ口頭による説明を聞き漏らしても、資料を見ながら、頭に入れられるようになるのです。

• 専門用語の説明は、口頭だけで終わらせず、資料にも書いておく。

ときどき細かいところまで凝ったプレゼン資料を見かけることがあります。

色がカラフルであったり、四隅を飾りのある額縁で囲んだりなどです。

凝った資料を見ると、感心します。

「よくできているな。つくるのに時間がかかったのだろう」

作成に費やした時間とパワーには感服です。

しかし、費やした努力や時間とは裏腹に、凝りすぎた資料は見づらいと感じるものが大半です。

作成者のエゴが見えます。

自己陶酔しながら作成している様子が垣間見えるのです。

「どうだ。自分はこんな機能を知っているのだぞ」

「きれいな写真を使って、感動しただろう」

「これだけ細かく書いていれば、何も文句は言えないだろう」

資料に直接書かれているわけではありませんが、そうしたニュアンスが暗に伝わってくるのです。

往々にして、資料作成に凝りすぎると、よくなるどころか悪くなります。

凝りすぎている資料というのは、本人が思っているほど評価されません。

それどころか、評価を落とすのが一般的です。

作成者の自己満足であり、自己陶酔で終わっているものが多い。

完全に個人趣味ならいいのですが、仕事上、多数の人に公開されるものなら、赤面です。

凝った資料を作成したほうがいいと考えているなら、見直してみましょう。

たくさんの色を使うより、使う色を限定したほうが、強調ポイントがはっきりします。

動きやアニメーションが少ないほうが、落ち着いて見られます。

プレゼンの資料に不要な飾りを取り払ったほうが、中身に集中してもらいやすくなるのです。

凝りすぎた資料を作成するくらいなら、シンプルすぎる資料のほうがいい。

そのくらいの心持ちで、資料作成をしましょう。

• 凝りすぎた資料を作成するのはやめる。

予定が立て込んでいるとき、プレゼンの資料を夜中につくることがあります。

期日が迫っているので、仕方ないときもあります。

夜に作成した資料を朝に見直して、驚いた経験はありませんか。

「なぜこんな大げさな表現をしたのだろう」

「ちょっと書きすぎたかな」

「この図やグラフは見づらいな」

作成したのは自分のはずですが、自分らしくない不自然な表現や大げさな内容になっていることに驚きます。

なぜ、こうしたことになるのでしょうか。

ラブレターと同じです。

夜はテンションが高くなり、平常心を失いやすい時間帯です。

そのうえ、疲れもたまっているため、正常な思考を失いやすい。

夜に書いてしまうと、気持ちが高ぶりすぎて、表現や内容が奇抜になる傾向があります。

結果として、目も当てられない内容になりやすいのです。

では、どうすればいいのか。

夜に資料を作成するのはいいですが、必ず朝、チェックしましょう。

朝は、落ち着きを取り戻す時間です。

朝にチェックすれば、夜に気づけなかった悪い点を見つけやすくなります。

「夜に作成すれば、朝にチェック」

この流れをセットにするのです。

• 夜に作成した資料は、必ず朝、見直す。

プレゼンでは、図やグラフなどを用いることがあります。

カラフルな図やグラフを使っている人がいます。

少しでも見た目をよくしようと、初心者が陥りやすい失敗です。

たしかにカラフルなら、手の込んだ内容に見えるでしょう。

しかし、カラフルなら必ず見やすくなるのかというと、疑問です。

往々にして、図やグラフにたくさんの色を使いすぎると、逆に見づらくなる場合のほうが多いものです。

通常私たちは、白黒の文字の中にカラフルな色が登場すると、無意識のうちにその意味をくみ取ろうとします。

「なぜ、ここでこの色が登場したのだろう。強調か、イメージか、装飾か。もしくはそれ以外の意味があるのか……」

見ている人を無駄に考えさせてしまい、疲れさせます。

また、カラフルな色使いは目にも負担が大きくなり、目が疲れます。

こうした理由によって、資料への集中が妨げられるのです。

プレゼンにおいて、色の使い方には要注意です。

できるだけ使う色を少なくしましょう。

「本当に、そこをカラーにする必要があるのか」

一度、このことを自分に問いかけながら、発表内容を見直してみましょう。

往々にして、無駄に色を使いすぎています。

使う色を減らしたほうが、理解しやすくなる場合が多いのです。

• カラフルな資料にするのは、やめる。

プレゼンの初心者は、できるだけ使用する色を限定すべきです。

もちろん色を否定しているわけではありません。

カラフルな資料のほうが立派できちんとしている印象があります。

しかし、その領域に手を出せるのは、プレゼンに慣れ、しかも色の特性をきちんと理解した人のみです。

本来、色の使い方というのは、難しい。

「赤と緑は見づらくなる」

「白と黄色は識別しづらい」

「下地が黄色に黒い文字は、危険を意味する」

「赤は情熱を意味し、ピンクは暖かみをイメージさせ、青はすがすがしさを連想させる」

「黒は収縮色であり、明るい色は膨張色」

色には特性があります。

しかも、色の組み合わせによって、意味や特徴は多種多様に変化します。

こうした点をきちんと把握しておかないと、カラフルな色使いというのは、すぐできるものではありません。

慣れていない人が色を使いすぎると、たいていは失敗します。

プレゼン初心者に限って言えば、失敗しないために、カラフルな色使いを避けます。

できるだけ色を限定したほうが成功に結びつきやすいのです。

では、問題なのは使う色の目安です。

目安は、3色までです。

会社のロゴの色、白い紙に黒い文字を除いて、3色までです。

この法則を守っていれば、大きく失敗することはありません。

• 「使う色は3色まで」を意識しながら、資料を見直す。

私がこれまで受けたプレゼンの中で、ページ番号のない資料に遭遇したことがあります。

冗談かと思いますが、多いのです。

発表者が「○○の項目をご覧ください」とはいえ、ページ番号がないので探すことになります。

次のページか、それとも前のページなのか、直感的に探しにくく手間がかかります。

探すというのは疲れますし、いらいらさせられます。

本来、ページ番号をふることは、慣れた人にはごく当たり前の基本です。

注意ポイントというべきほどのことではありません。

しかし、初心者には、その「まさか」があるのです。

基本的すぎるからこそ、逆に抜け落ちやすい点なのでしょう。

プレゼンで使用する資料には、必ずページ番号をふるようにしましょう。

ヘッダーでもフッターでも特に決まりはありませんが、一般的にフッターが多いようです。

見やすいだけでなく、参照しやすい資料をつくることが大切です。

プレゼンの最中、ページ間を行き来する場合には、ページ数で指示するのがポイントです。

「最初にご説明した概要説明の項目に戻ってください」というより「3ページに戻ってください」というほうが直感的なのです。

• 資料のフッターには、ページ番号をきちんとつけておく。

ある日、私は不思議な錯覚に遭遇しました。

プレゼンの資料を作成するうちに、ささいなことで急に資料の見栄えが良くなるポイントを発見したのです。

大したことではありません。

ヘッダーに会社のロゴを入れただけです。

資料の内容は変えなくても、資料のヘッダーに会社のロゴを入れただけで、全体の見栄えや信頼度が一気に増したように見えました。

資料から発せられる雰囲気といい信頼度といい、違うのです。

これは不思議です。

ほとんどの会社では、会社を想像するロゴが存在するはずです。

そのロゴを適切なイメージ画像に変換し、資料のヘッダー部分に組み込みましょう。

もし、会社のロゴが存在しなければ、社名だけでも結構です。

不思議なことに、会社のロゴが入っているだけで、資料の見栄えが急によくなります。

特に大企業であるほど、会社のロゴマークというのは絶大なる威力を発揮します。

会社のロゴマークはブランドマークであり、強力な信頼の力が帯びています。

見る人にとって、会社のロゴが信頼できるマークの1つになり、信頼できる内容に見えてくるのです。

たとえ、零細企業でも、やはり会社のロゴマークは、ないよりあったほうがいい。

資料のヘッダーには、必ず会社のロゴを入れるようにしましょう。

手間暇かからず、資料の見栄えや信頼度を上げる方法なのです。

• ヘッダーには、会社のロゴを入れる。

プレゼンの資料に「イメージ画像」を使うことがあります。

イメージを一瞬で伝えられると同時に、堅苦しくなりがちなプレゼン資料に華やかさを与えることができます。

たとえば、犬をテーマにしたプレゼンをするとします。

資料作成の際、犬の画像を使うことになりました。

さて、ここで資料の見栄えと信頼度を上げる方法があります。

犬の画像は「イラスト」より「写真」がおすすめです。

多くの場合、画像と言えば、イラストを選ぶ場合が多いのではないでしょうか。

手軽に扱えるのはイラストなのですが、現実のものとは異なります。

イラストを否定するわけではありませんが、写真に比べてイラストは、現実感が薄くなりがちです。

プレゼンも安っぽく見えやすい。

しかし、写真は、現実に存在するものを直接撮影したものです。

現実感があり、資料のイメージをより現実に近づけやすくなります。

プレゼンの資料に使うことで、発表内容にも現実感が帯びてくるのです。

白黒でも、やはり写真の持つパワーは絶大です。

現実味があり、プレゼンの内容も、真面目で現実感のある内容に聞こえてくるでしょう。

• 現実感を与えるなら、イラストより写真を使う。

資料はたくさんつくればいいというものではありません。

ページ数が多いほうが聞き手にも一生懸命である印象を与えられると思いますが、誤解です。

実際は、ページの多さにうんざりしている場合が大半です。

プレゼンの資料が200ページもあると、聞く前から逃げ出したくなります。

読んでみないと内容はわかりませんが、少なくとも第一印象はよくない。

データがたくさんあるから、ページ数がどうしても増えてしまうという人がいます。

すべてのデータを載せようとしていませんか。

複雑な内容をありのまま説明していませんか。

すべてのデータを載せても、読むのが大変であるため、流し読みされるでしょう。

流し読みされるくらいなら、確実に見てもらえるように工夫することです。

プレゼンの資料作成で大切なのは、量より質です。

ページ数が少ないのは、それだけでサービスになります。

読む量が少ないのは、負担が小さいということです。

聞く人は、それだけ楽に聞けるようになります。

あなたのプレゼンは、何ページありますか。

内容は重要ポイントのみに絞って、可能なかぎりシンプルに仕上げましょう。

ページ数は少なくなり、発表時間も短くなります。

結果として、プレゼンの品質を上げることができるのです。

• 資料のページ数は少なく、発表時間は短くなる努力をする。

プレゼンの理想的なページ数や時間はどのくらいでしょうか。

ページ数や所要時間は、発表内容によって異なるため、一概には言えません。

規模が大きい話になるほど、ページ数も発表時間も増えることでしょう。

しかし、おおむね1つの基準として、私が心がけている基準があります。

「30ページ以内・30分以内」です。

「少ない・短い」と思われることでしょう。

だからこそいいのです。

余分な情報はそぎ落とし、見通しが良くなります。

「少なく短く」を努力すると、品質を上げる努力をしやすくなります。

ページ数を減らす一方、逆に資料の品質を上げるのです。

ページ1枚の品質を上げるほど、全体ページ数を抑えることができるようになります。

ページ数は少なくても、本番では補足説明を充実させるようにします。

プロは、1ページでも1時間は話せます。

内容にもよりますが、資料は30ページあたりが適切と感じます。

1ページ1分なら、30分で終わる内容です。

30ページを超えると「多いな」という感覚が強くなり、30分を越えると「長いな」と思うようになります。

この目安を1つの基準にしてみましょう。

できるだけ30ページ以内、30分以内に収められるようにしましょう。

自然と、プレゼンの品質が上がるに違いありません。

• 「30ページ以内・30分以内」を目安にする。

プレゼンに「ここだけの話」を含めるようにしましょう。

ほかのところで話しては困る秘密の話です。

たった1つだけで結構です。

もったいぶっているわけではありません。

「やましいな、いやらしい」と思う人もいるようですが、考えすぎです。

人前で発表するからには、そうしたリズムも大切です。

プレゼンでは、聞く人をわくわくさせるような努力が必要です。

視聴率の高い番組には、わくわくする気持ちがあるように、プレゼンでも同じような気持ちを含めるのです。

ここだけの話には、大きな効果が3つあります。

1. 聞き手の注意が向く

聞き手の注意を喚起させる効果は、絶大です。

不思議なことに、ここだけの話を始めると、居眠りしかけていた人の目が覚め、真剣に耳を傾けるようになります。

2. 資料のページ数を少なくできる

ここだけの話は、資料には書けない内容です。

資料に書けないため、資料のページ数の削減に貢献します。

3. 有意義な発表内容だったと思われやすい

誰でも秘密の話を聞けると、得した気分になります。

「出席できて良かった」「聞けて良かった」と満足されやすくなります。

その結果、プレゼンの評価が上がりやすくなるのです。

• 資料には書けない「ここだけの話」をする。

今は、エコの時代です。

ほとんどの企業で、再生紙を使うのがもはや一般的になっているのではないでしょうか。

再生紙とは、一度使い終わった紙から再生された紙のことです。

使い終わった紙は、再生されることを前提にしています。

紙は紙でも、再生紙の表面をよく見ると、違いが見えます。

通常の紙より、少し色が濁っていて、表面が粗い。

使用済みの紙から再生してつくられているので、仕方ないことです。

しかし、お客さまに提出する場合はどうでしょうか。

紙の表面が粗かったり、紙の色が濁っていたりしていると、少し悪い印象を持たれる場合があります。

お客さまに再生紙だと気づかれると誤解される可能性もあります。

「ここまで予算削減しなければいけないほど、余裕のない会社なのか。この会社と契約するのが不安になってきたぞ」

決してそういうつもりはなくても、そう思われる可能性があるのです。

もちろん再生紙を否定しているわけではありません。

社内向けの資料なら、もちろん再生紙を使ったほうがいいでしょう。

しかし、プレゼンという勝負所では、再生紙は少しパワーが足りないのです。

配布された資料を通して、お客さまに少しでも良い印象を持ってもらうため、資料に再生紙は使わないのが鉄則です。

真っ白できれいな紙のほうが、誠実さが伝わりやすくなります。

• お客さまに提出するプレゼンの資料に、再生紙は使わないようにする。

プレゼンの資料に、会社のロゴを使うのはよくあることです。

たとえば、ヘッダー部分にロゴを入れることもあるでしょう。

競合他社の相関関係図に、会社のロゴを使用する場合もあります。

領域には限りがありますから、たくさんのオブジェクトを並べれば、オブジェクト同士が重なり合うことがあります。

この際、特に注意していただきたいのは、会社のロゴです。

ロゴについては、絶対に重ならないようにしましょう。

これは、どんな例外も許されません。

会社のロゴというのは、会社そのものです。

たとえば、お客さまの会社のロゴに、他のイメージ画像が重なっているのは、お客さまを足で踏んでいるのを同じです。

それだけでお客さまは気分を害し、プレゼンは失敗に終わってしまう可能性もあるのです。

会社のロゴの扱いには、細心の注意を払うようにしましょう。

• 会社のロゴだけは、他のイメージ画像と重ならないように注意する。

プレゼンで説得力を出したければ、意見を述べるだけでは良くありません。

よくありがちな間違いは「私は○○だと思います」という言い方です。

発表者の意見はわかりますが、説得力としては乏しい。

個人がいいと思っているのは、なかなか強く心を動かされないのです。

聞き手が知りたいのは「みんなはどう思っているのか」です。

裏付ける「証拠」が欲しいのです。

こういうときに役立つのが「データ」です。

たとえば、新しいノートパソコンの提案をプレゼンで発表するとします。

商品に何が求められているのか。

発表者が「今、商品に求められている改良は『軽さ』です」と主張しても「本当かな」と疑います。

たしかに重要なのはわかりますが、果たして本当にいちばん重要なことなのか、説得力がありません。

そこで活用したいのが「データ」です。

たとえば、事前に消費者からのアンケートを採ります。

簡易的なアンケートであろうと、立派なマーケティング・データになります。

集めたデータを、プレゼンの際、一緒に発表するようにするのです。

一桁の細かい数字まで見せます。

細かいアンケート結果から、生々しい現実味が伝わってきます。

このデータを見せた後に「今、商品に求められている改良は『軽さ』です」と言えば、強い説得力があります。

データが証拠になるからです。

説得力は、やはりデータです。

細かい数字を出すと、聞き手はうなずき始めるのです。

もちろん新商品の開発などは、直感を頼りにする場面もあります。

しかし、多数の人を説得させる場合、やはりデータ以上に強い説得力はありません。

あなたのプレゼンには、意見ばかりになっていませんか。

意見だけで説得しようとするのは限界があります。

統計データやアンケートデータなど、使えるデータはどんどん使うべきです。

特に男性の場合は、データを重視する傾向があるので、有効です。

人間は、数字によって説得されるのです。

• 説得力をつけるために、データを活用する。

資料作成をしていると、つい書きすぎてしまう場合があります。

いえ、書きすぎる場合がほとんどです。

そもそも資料作成をするときは、気合が入ります。

「書きすぎてはいけない」と頭ではわかっていても、勢いがあると、あれこれ書いてしまいます。

気づくと、いつの間にか書きすぎてしまっているのです。

さて、ここで難しい問題が発生です。

資料を作成したりチェックしたりするとき、要点を押さえているかどうかをチェックしますね。

これが難しいのです。

大切なことに注意を向けていると、不思議なことに、どれも大切であるように思えてくるのです。

「この言葉は必要だ、このグラフも大切だ。この文章も重要だ。これ以上削れるところはない」

どれも大切に見えてくる。

だから、自分では悪い点が見えにくいのです。

そこで、もう1つ別の視点を加えてチェックしましょう。

先ほどとは、逆の視点です。

「要点以外が記載されていないか」です。

これは私の場合、校正の際に取り入れているおすすめの方法です。

「要点が書かれているか」ではなく「要点以外が書かれていないか」という正反対の意識をしながら資料を眺める。

すると、不思議なことに、次々と発見できるようになります。

難しい技術は不要です。

今すぐできる方法です。

ほんの少し見方を変えるだけで、資料の品質を上げることができるのです。

• 「要点以外が記載されていないか」という視点からチェックする。

プレゼンでは、普段会社で作成する資料とは違い、文字の大きさを少し大きめにしましょう。

一部だけでなく、資料全体を通して大きめに設定するのがポイントです。

大きい文字は、幼稚なイメージを抱きがちです。

しかし、プレゼンでは、文字は大きめにするのが一般的です。

大きな文字にはパワーがあり、印象に残りやすくなるからです。

私たちが車を運転するときも、大きな文字で書かれた標識のほうが目につきやすく、読みやすくなりますね。

読むときにも疲れにくくなります。

なにより文字が大きいだけで「重要」という印象を直感的に表現できます。

大きな文字で書かれていることは、重要だと判断する意識があります。

資料全体の文字を大きくすることで、資料全体に重要なことが書かれている印象を与えることができるのです。

人間の目には「錯覚」があります。

大きな文字は、重要な情報であるように錯覚しやすくなります。

資料全体の文字が大きいと、資料全体に重要なことが書かれているように錯覚させることができるようになるのです。

1ページに書ける文章量は少なくなりますが、重要部分だけ書くようにすればいいのです。

資料全体の質を上げられるようになります。

• 全体的に、文字は大きめにする。

プレゼンでは、プロジェクターで映し出された内容をスライドさせていきます。

ここでわかりやすいように、重要ポイントごとにスライドを作成している場合がよく見受けられます。

1スライドが一言なので、大変わかりやすいのが特徴です。

1スライドに1つのポイントなので、大変丁寧な印象を受けます。

わかりやすくテンポもあっていいのですが、何枚もスライドをめくらなければいけなくなります。

少し忙しい印象を与えます。

なにより、重大な欠点があります。

1つのテーマを話し終わると、説明の途中で、後ろを参照できなくなることです。

たとえば、5つの重要ポイントを説明するとします。

1スライドごとに、重要ポイントを1つずつ説明すれば、合計5スライドめくることになりますね。

しかし、4つ目の重要ポイントの説明中、めくり終わったスライドは視界から消えます。

説明し終わった重要ポイントを、参照できなくなってしまうのです。

見終わったスライドの巻き戻しができなくなるのは致命的です。

スライドをつくりすぎてはいけないのです。

では、どうするか。

5つの重要ポイントを5枚のスライドにするくらいなら、5つの重要ポイントを1スライドにまとめてしまうのです。

単位は「1スライド・1テーマ」です。

1スライド内の文字の量は多くなりますが、徹底的に要点を短くすれば、うまくまとめられます。

聞き手は全体を把握できるため、各重要ポイントを同時に確認できるようになります。

同時に、この1スライドが「まとめ」にもなります。

一般的に、まとめられた資料には、良い印象を抱きます。

私たちは無意識のうちに、一つひとつの丁寧な説明より「1枚にまとまった資料が欲しい」と思っています。

スライド1枚に重要ポイントをまとめれば、見通しが良くなると同時に、まとめられた内容にもなるのです。

もちろんどうしても1スライドにまとめられない場合もありますが、スライドはできるだけ少なくするように心がけましょう。

• スライドをつくりすぎないようにする。

パソコンには、初めから用意されたフォントがあります。

美しくて見やすいのですが、ありきたりで面白みがありません。

そこで印象に残りやすくする方法があります。

文字を手書きにしてしまうのです。

手書きのほうが読みにくいのですが「読もう」と意識をするため、印象にも残りやすくなるのです。

普段のプレゼンはなかなか見られないので、印象に残りやすくなります。

美しい文字が印象に残るのではなく「読もう」と強く意識したメッセージが、印象に残ります。

手書き、もしくは手書き風のフォントでもいいでしょう。

はっと驚かせるのです。

聞き手は、魔法にかかったかのように、文字を目で追っていることでしょう。

不思議な話ですが、多少読みにくい文字のほうが、よく読まれます。

文字の美しさばかりにとらわれず、状況によっては、手書きの文字のほうが注意は集まるのです。

ただし、常に手書きが良いわけではありません。

真面目な印象を与える必要のあるプレゼンなら、やはり普通のフォントを使うほうがいいでしょう。

そういう選択肢もあるということで、状況によって活用してみましょう。

• 状況によって、手書きで注意を集める。

箇条書きは、一つひとつが重要な項目です。

しかし、重要な項目とはいえ、項目数が多いのでは意味がありません。

たくさんのことを一度に話されると、聞き手の理解が追いつきません。

さらには、一つひとつが軽い内容にさえ見えてしまうのです。

重要なポイントは、できるかぎり少なくなるように絞ってください。

どんなに多くても、7つまでです。

なぜ7つなのか。

人間には「マジックナンバー7」と言われる性質があるからです。

「人が一度に記憶できるのは7つが限界」と言われる法則です。

個人差は多少あり、5つから9つまで幅はあるようですが、おおむね「7」が基準です。

プレゼンの箇条書きで、7項目以上にわたるものを目にする機会がありましたが、7を超えると印象が薄くなります。

ちなみに、7より少ない分には問題ありません。

7つより5つ、5つより3つです。

できるだけ項目は少なく絞るようにしましょう。

• 重要項目は、7つ以下に抑える。

出来上がった資料は、見直します。

誤字脱字はないか、データに間違いはないかなど、いろいろチェックすることでしょう。

このとき、間違いを発見しやすくなる方法があります。

資料を音読することです。

資料のチェックの際、黙読だけで読み直していませんか。

失敗しやすい例です。

本番は黙読ではなく、音読をしながら発表することになるからです。

読むとはいえ「黙読」と「音読」とでは、いくつか違いがあります。

なぜ、今さら音読と思われることでしょうが、音読は重要です。

音読には大切な効果が、2つあります。

1. 本番に近い状態になる

一般的に、音読より黙読のほうが読むのが早くなります。

黙読でちょうど良い時間配分だと思っても、音読では時間が足りなくなるのです。

プレゼンでは時間配分を誤るケースがよく見られますが、これは見直しの際、黙読をしていることが原因の1つです。

見直しは、できるだけ本番に近い状況で行うことが大切です。

2. 誤字脱字を発見しやすくなる

黙読は読み進めるスピードが速いがゆえに、読み飛ばしをしやすく、誤字脱字の発見が難しくなります。

しかし、音読なら、書いてある文字を一字一句読み上げます。

間違いを発見する確率が飛躍的に向上します。

• 資料の見直しは「黙読」ではなく「音読」する。

自分でわかりやすいと感じたことが、ほかの人にとって、わかりやすいとは限りません。

自分で見やすいと感じたことが、ほかの人にとって、見やすいとも限りません。

これは切実な問題です。

自分では、自分の悪いところが見えにくい。

どうしても主観的になります。

しかし、他人からははっきり見えるのです。

客観的な視点を得るには、やはり他人に見てもらうのが王道です。

ここでまず思い浮かぶのは、やはり同僚の存在でしょう。

同僚とは世代が近いので話しかけやすく、気軽にお願いできます。

客観的な目から意見を得ることができ、改善につながることがあります。

しかし、本当のことを言えば、同僚ではまだ甘いのです。

ただ単に他人なら誰でもいいわけではありません。

たしかに客観的なチェックができますが、同僚の指摘が果たして本当に正しいのかわかりません。

何しろ自分とおおむねキャリアが同等なので、指摘のレベルも十分とは言えないからです。

そういうときこそ頼りになるのが、上司です。

「先輩」ではなく「上司」というところがポイントです。

先輩は時間がたてば、誰でもなれます。

キャリアは長いでしょうが、仕事面での経験値は不透明です。

しかし、上司は違います。

上司は、誰でもなれるポジションではありません。

ポジションが高い人は、仕事の成果が正当に評価された人が得られる地位です。

さまざまな経験を積み、他者から認められた結果です。

何度もプレゼンを経験しているはずです。

仕事の要点をしっかり押さえていることでしょう。

上司によるチェックは頼りになるのです。

頼りにするなら、同僚より上司です。

部下のために、悪い指摘を次々指摘します。

しかし、その指摘のほとんどは、やはり的を射ているものばかりです。

キャリアが長いので、プレゼンにおける客観的なチェックができるのです。

• 出来上がった資料は、上司にチェックしてもらう。

「よし。プレゼン本番の時間だ。さっそく参加者分だけプリントアウトしよう」

そう思って、プリンターに印刷された資料を取りに行ったときのことです。

印刷された資料を見て、がくぜんとしました。

パソコンに映し出されていた内容とは、だいぶ雰囲気が違うのです。

もちろん内容は同じなのですが、違うのは文字の大きさです。

思ったより文字が小さくて、読みやすいとはいえない状態でした。

パソコンの場合、スクリーンが目の前にあるため、文字の大きさはちょうどいいと思っていました。

しかし、紙に印刷してみると、思ったより文字が読みづらいことがわかりました。

「文字が小さすぎて読みづらい。もう少し文字を大きく変更しよう」

さて、ここからが大変です。

文字を少し大きくするだけですが、資料全体に影響します。

文字の大きさを変えることで、ページ数が増えてしまい、ページ数が増えると、図やグラフのレイアウトに影響します。

ましてや本番直前です。

ゆっくり見直す時間が十分ありません。

そんな焦りを感じた経験が、皆さんもあるのではないでしょうか。

印刷して、初めてわかることがあります。

• 思っていた色とは違う

• グレーになるはずの部分が、真っ黒になっている

• フッターやヘッダーが、紙からはみ出ている

• レイアウトのイメージが少し違う

プレゼンの資料作成のほとんどは、パソコンで行うはずです。

しかし、最終チェックの段階では、必ず一度紙に出して確認してみましょう。

資料は、実際に紙に出すまでは安心できません。

紙に出してみると、意外な汚点を発見できる場合があるのです。

• 資料の最終チェックは、必ず紙に出す。