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ビジネスマナー
電話対応の30のビジネスマナー
まとめ
ビジネスマナー
執筆者:
水口貴博
まとめ
(電話対応の30のビジネスマナー)
「誰かが出るだろう」と思うのは、やめる。
「早く取ること」と「丁寧な対応」を、心がける。
お客さまに対しては、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話をする。
家族からの電話では、敬称と敬語を使って話をする。
「お電話が遠い」という表現で、声が小さいというニュアンスを伝える。
丁寧な受話器の置き方を心がける。
相手が電話を切るのを確認してから、電話を切る。
どんな相手であろうと、携帯番号は教えないようにする。
連絡先を教えないようにする。
メモを取りながら、電話対応をする。
利き手ではないほうで、受話器を取る。
「お時間、よろしいですか」と確認してから、用件を話し始める。
呼び出し音3回以内で、電話に出る。
仕事に関係のない電話でも、親切丁寧に対応する。
長い話や複雑な内容の場合には、あらかじめ断りを入れておく。
言葉での説明が難しいときには、ファックスを活用する。
電話をかける時間帯を考える。
電話対応中も、きちんとした姿勢を心がける。
会社の電話を私用で使わないようにする。
重要な用件を、電話を使って伝えるのはやめる。
メモ用紙だけでなく、カレンダーも準備しておく。
名前を名乗らない相手には、きちんと名前を尋ねる。
会話を復唱して、漏れや間違いのないようにする。
否定の後に、フォローの言葉を続ける。
5分以上待たせる場合には一度切って、こちらから折り返し連絡するようにする。
話が長く、複雑になるものは、電話ではなくメールを活用する。
電話が突然切れてしまったら、かけた側からかけ直す。
電話で「もしもし」は、使わないようにする。
急いでいるときこそ、ゆっくり話をする。
お礼から話を始める。
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