「計画を立ててから行動する」

基本中の基本でありながら、最強の段取り術です。

それくらい当たり前だと思う人でも、いま一度、強く意識したいことです。

これに勝る段取りはありません。

最も基本的なことですが、実行できていない人は多いのではないでしょうか。

計画を立てるのは、面倒だからです。

それがいいとわかっていても、面倒があると、つい避けてしまいがちです。

もし計画を立てないでいきなり行動すると、どうなるでしょうか。

考えずにいきなり行動しますから、意外な出来事や想定外にあたふたしてしまいます。

トラブルやミスも増えてしまうでしょう。

その改善や復旧のために、余計な手間と時間をかけてしまうことになります。

計画を立てないほうが、むしろ余計に時間がかかるありさまです。

やはり計画なしに、段取りは実現できません。

なぜ計画を立てるのかというと、仕事の無駄を減らし、スムーズに進めるためです。

計画を立てるのが面倒でも、その損失はあとから取り返せます。

わずかな手間をかけることで、何倍もの恩恵を後で受けることができますから、しなければ損です。

行動前には計画を立てる手間が、結果として、最も手間を少なくできる。

最小努力による最大効果を発揮できるようになるのです。

• きちんと計画を立ててから、行動する。

あなたは晴れの日と雨の日とで、家を出る時間を同じにしていませんか。

晴れの日と雨の日では事情が異なります。

雨のせいで傘を差せば、道を歩きにくくなります。

道端に水たまりがあって気を使うため、歩くスピードもいつもより遅くなりがちです。

女性なら、雨のせいで化粧が崩れやすくなり、途中でお化粧直しをすることもあるでしょう。

そもそも雨の日は天気が悪く、気持ちが落ち込みやすいため、全体的な行動ものろのろしてしまいがちです。

そのため、家を出る時間がいつもと同じだと、遅刻をしそうになります。

車なら、スリップしやすい道端のため、道路で渋滞になりやすい。

電車なら安全確保に時間がかかり、遅延しやすくなります。

雨の日は、必ずいつもより通勤に時間がかかります。

むしろ雨の日は、これが普通です。

では、仕事の段取りがいい人は、どうしているのでしょうか。

単純なことです。

こうした「雨の日の特別な状態」を計算に入れ、雨の日はいつもより早めに家を出るようにします。

「たったこれだけのこと」と思うかもしれませんが、これだけのことでいい。

道路の渋滞や電車の遅延があっても間に合います。

女性なら、通勤途中でお化粧を直す余裕も出てくることでしょう。

雨の日は特に腰が重いかもしれませんが、いつもより早く家を出て、間に合いやすい状況をつくるのです。

• 雨の日は、早めに家を出るように心がける。

あなたは仕事の休憩中にどう休んでいますか。

普通は、トイレのために立ったり、ジュースを飲んだりします。

ぼうっと窓から外を眺めたりすることもあるでしょう。

同僚と雑談を楽しんだりする人もいるはずです。

もちろんそれらもリラックスのために効果はあります。

私は休憩する方法の中でも、疲れや体力がより回復しやすくなる方法を見つけました。

簡単でお金もかからず、即効性があります。

「休憩中に目をつぶる」という方法です。

人間が五感から受ける刺激のうち、視覚からの刺激は87％といわれています。

かなり大半を占めています。

もちろん個人差はありますが、五感のうち最も大きな割合を占めていることは確かです。

休憩中には視覚からの刺激をシャットアウトすれば、受ける刺激の大半がなくなるため、疲れや体力も回復が早くなります。

経験上、短い時間でもかなり効果があると感じます。

たとえば、たった5分間でもいいので、目を閉じて休憩してみましょう。

5分の休憩時間がいつもより長く感じられるうえ、疲れや体力も回復が早いはずです。

いかがでしょうか。

簡単でありながら、私たちはこれほど単純かつ効果的な体力の回復方法を見逃しているのです。

• 休憩中には、目をつぶる。

仕事では、説得力が重要です。

職場で話をするときも、自分の意見を相手に通すためには、説得力が重要です。

会議やプレゼンなどで、企画や意見が通りやすくなるためにも、説得力が重要なキーポイントです。

誰もがうなずくような話し方は、社会人の誰もが身につけたいという技能の1つですね。

さっそくですが、誰にでも簡単に実行できる説得力をつける方法があります。

話の中に「決めの言葉」を織り交ぜてください。

「理由は3つあります」という決めの言葉です。

この言葉を口にした後、実際に考えられる理由を3つ挙げて説明をしましょう。

もちろん理由は話をする前に、前もって整理をして考えておく必要があります。

あなたの通したい意見があるなら、理由を3つ挙げるのは難しくないはずです。

理由が3つあることで、あなたの話の説得力が格段にアップします。

「なぜ3つなのか」というのも理由があります。

1つや2つでは「理由が少ない」という印象のため説得力が小さくなります。

一方、4つや5つもあると「話が長い」という印象が強くなり、真剣に聞いてもらいにくくなります。

「3」という数字が、人間にとって最も受け入れられやすい数字です。

適度な数の理由と適度な話の長さです。

もちろん3つの理由は、あくまで理想です。

場合によっては、それ以下やそれ以上でもかまいません。

とにかく、きちんとした理由を挙げることが説得力を上げるために重要なのです。

• 「理由は3つあります」という決めの言葉を使う。

大勢の人から意見を集めるときには、メールという手段を使う場合があります。

私の職場でよくある光景は、意見の募集です。

たとえば、会議で「近々、席替えをしてはどうだ」という話が出たとします。

座席の位置は特に仕事の効率に深く影響する話です。

管理者が独断で決めることもありますが、仕事の効率を考えるなら、多数決で決めたほうがいい。

そうしたときに「会議で席替えをするという話が出ました。賛成の人はいますか」というメールを出すことがあります。

さて、問題です。

席替えをできるだけ賛成に持っていきやすくするために、あなたならどのような工夫をしますか。

実は、ある一文をメールに加えるだけで賛成を得られやすくなります。

「賛成でしたら返信は不要です」という一文を加えます。

メールを出すのは、誰にとっても手間がかかり面倒だと感じます。

その誰しも共通する手間と面倒さを逆手にとって、賛成してもらいやすい状況をつくります。

メールを出さないことで賛成に結びつけるなら、賛成してもらいやすくなります。

「メールを出すのが面倒だから、まあ賛成でいいか」と考えてもらいやすくなります。

また人によっては、メールの返事を忘れる人もいるでしょう。

返事を忘れた分だけ、賛成の票を集められます。

そもそもメールを見ていない人がいても「メールをきちんとチェックしていないほうが悪い」と反論できるため、納得させやすい。

また、反対する場合には、反対する理由を書かなければいけません。

反対意見をメールで書くのはさらに手間がかかって面倒と感じるため、なおさら賛成してもらいやすくなります。

こうした状況を含め、メールの返事をしないことで賛成に結びつけるのは、大変まとまりが良くなります。

返信不要を基本にすれば、いいのです。

• 「賛成でしたら返信は不要です」という一文を加える。

仕事では、複数のペンを使用します。

サインのときは黒いボールペンを使い、注意書きや添削の際は赤い字や青い字のボールペンを使うこともあるでしょう。

また、シャープペンシルを使うこともあるでしょう。

もちろん職場や職種にもよります。

しかし、やはりボールペンの色の種類は多いほうが、さまざまな場面に対応できるのはたしかです。

シャープペンシル・黒・赤・青・緑のボールペンなら、5本もペンを持たなければならないことになります。

1本や2本ならまだしも、さすがに5本になるとかなり量があります。

これだけたくさん持っていると、重さもかなりのものになりますし、そもそもなくしやすい。

「あれ、1本ペンがなくなったぞ」というのはよくある話です。

だからとはいえ、いつ必要になるかわかりません。

必要になったときに持っていないと、大切なビジネスチャンスを失いかねません。

単純な解決方法があります。

勝負は、文具店でペンを買う時点で決まります。

そもそも複数のペンを1本にした物を買えばいい。

文具店でペンを買う際、色の種類ごとにばらばらで買うのではなく、1本に複数のボールペンがまとまっている物を買います。

これをシャープペンシルと黒・赤・青・緑の5機能を1本にして、胸ポケットに納めることができます。

5本持つべきペンを、1本で済ませることができるようになります。

このペンを持つことで、色を変えるときに、引き出しを開けてペンを持ち直す必要がなくなり、仕事の能率が格段にアップします。

私が今愛用しているボールペンは、三菱みつびし鉛筆の「4＆1」という多機能ボールペンです。

これまでゼブラの「クリップオンマルチ」やPILOTの「ドクタークリップ」など使った時期がありました。

どのペンも基本的な機能は同じですが、三菱鉛筆の「4＆1」には素晴らしい点があります。

書いて初めてわかりますが、書き心地がいい。

三菱鉛筆は、世界初の画期的な新開発インクである「JETSTREAM」を開発し、搭載しているためです。

書くときの摩擦が小さいため、手が疲れにくい。

字の乾燥性に優れ、濃くはっきりした字を書けます。

これまではペンで書くときには、指に力を入れる必要がありました。

しかし「JETSTREAM」というインクは、力を入れずに、通常のペンより色鮮やかにはっきり書けます。

このなめらかな書き心地は使ってみないとわからない。

ぜひ、おすすめの文房具です。

• 「4＋1」の多機能ペンを愛用する。

スポーツ選手が取り入れているトレーニング方法として有名なのが「イメージトレーニング」です。

実際には体を動かさず、頭の中で動き・発言・流れなどを想定して、スムーズにことが運ぶようにするためのトレーニング方法です。

一瞬の勝負が決まる世界ですから、あらかじめ試合の内容を想像しておくことは大切です。

スポーツだけでなく、もちろんビジネスでも活用できます。

たとえば、プレゼンです。

前もって、プレゼンの内容をイメージトレーニングします。

話の進め方や状況などを想像すれば、本番では落ち着いて話しやすくなり、成功しやすくなります。

ほんの3分のイメージトレーニングが、プレゼンの合否の鍵を握ります。

また上司に説得するときも同じです。

話の準備をせずにいきなり話しかけ、思ったことから話をするのは良くありません。

話が支離滅裂になり、途中から自分で何を言っているのかわからなくなります。

まず話しかける前に、こういうふうに流れるであろう話の展開を想像するといい。

話の目的や理由はもちろん、話の流れや順番などを想像して、頭の中で上司と対話します。

上司が返してくるような発言を想定すれば、その返事も前もって準備できるようになります。

焦ることなく系統立てて話をしやすくなります。

仕事ができる人は、必ずイメージトレーニングを取り入れています。

人間は想像する生き物です。

せっかく人間として生きていれば、その想像力を最大限に活用して、ビジネスにも生かしましょう。

• イメージトレーニングを取り入れる。

仕事ができる人が最も好む数字は「3」です。

3という数字は、仕事の効率を最も上げる最適な数字だからです。

3という数字は素晴らしい数字です。

多すぎず少なすぎず、人間にとって最も受け入れられやすい数字です。

たとえば、上司にある提案があって話しかけるとします。

そのとき「3分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか」と言って話しかけましょう。

1分間では話をまとめにくいです。

5分間は少し長いと感じます。

話をするときにも説得力を上げるため「理由は3つあります」と言って、説得力を上げてください。

「返事は3日間以内が嬉しい」とお願いをすればいいでしょう。

もちろん提案の内容にもよりますが、3日間が長すぎず短すぎないちょうど良い期間です。

さらに、電話のときも同じです。

電話が鳴れば、3コール以内で取るようにしましょう。

通話時間も3分以内でまとめるようにすればいい。

相手が少し休憩などで不在なら「30分後にまた連絡します」としましょう。

抱える仕事も最大3つまでです。

3つ以上も仕事を抱えてしまうと、量が多すぎて仕事の品質が低下するばかりか、ミスもしやすくなります。

3つ以上、仕事を抱えそうになれば、ほかの人にお願いするなどすればいいでしょう。

重要なお客さまを訪問する際は、3人で向かうのが最適です。

1人だと説得力が弱く、5人は大勢すぎます。

3人くらいがちょうどいい。

3人が交互に話をすると、違った角度から話を進めることもでき、説得力があるため話をまとめやすくなります。

あなたが仕事をする際「3」を意識して行動しましょう。

時間や量に迷ったら「3」から始めてみましょう。

ビジネスをスムーズに進めるためには「3」という数字がキーワードなのです。

• 「3」という数字を、座右の銘にする。

話をうまくまとめるときには、2つの時間帯を避けましょう。

「朝一」と「午後一」です。

もちろん緊急を要する内容なら、この限りではありませんが、一般的には思うようにいかない時間帯です。

あなたが、朝一や午後一から仕事を始めようとしても、相手の都合が悪ければ、噛み合わない状況になります。

朝一は、出社したばかりの時間帯のことです。

ほかの会社なら朝礼中であったため、適当に返事をされて、ろくに話を聞いてもらえないことになります。

夜中のうちにたまったメールチェックをしなければいけないため、朝はメールチェックに大忙しです。

私は朝一から電話をかけても「まだメールを見ていないから話がわからない」という状況もありました。

そもそも電話先で朝礼の話が聞こえてしまうのは、機密情報に関わるため良くありません。

午後一も同じです。

午後一は、まだ昼休憩から戻ってきていないため、電話をかけてもつながらない場合も多いです。

昼休憩から帰ってきていたとしても、昼休みの間にメールや仕事がたまっているため、相手はばたばた忙しい状況です。

こういうタイミングで電話をかけても、話をじっくり聞いてもらいにくいです。

こうした理由から、朝一と午後一の電話は、話がうまくまとまりにくい。

そうした失敗を、私は何度も経験しています。

もちろん緊急を要する内容はこの限りではありませんが、基本的に朝一と午後一は無難に避けるほうがいいのです。

• 朝一と午後一の電話は、できれば避ける。

学生時代、楽しみにしていた遠足の日に限って雨が降ったことはありませんか。

楽しみにしていた恋人とのデートの日に限って、天気が悪くなりませんか。

邪魔をする突発的な出来事が起こります。

それは学生時代だけでなく、社会人になってからも同じです。

子どもの誕生日・結婚記念日・コンサートに行く予定などがあり、残業をしたくない日があります。

しかし、そういう大事な日に限って急な残業が入ってしまう。

仕事に関わることなので、なかなか難しいところです。

もはや、誰かが邪魔をしているかのようです。

「大事な日に限って、急な出来事が発生する」

これが社会の法則です。

神様のいたずらなのか、なぜかそういう日は多い。

神様はあなたに意地悪をしているのでしょうか。

いいえ、むしろあなたの段取りを鍛えるための試練を与えてくれています。

神様からの意地悪と考えるのではなく、そうならないための試練だと前向きに考えましょう。

段取りが上手な人は、大切な日に残業をしないため段取りを実行しています。

どうすればいいのでしょうか。

予定を、前もって同僚や上司に報告しておきます。

「今度の金曜は子どもの誕生日なんです」

「今週の水曜は結婚記念日で、夕食に出かける用事があるんです」

「明日の夕方は、友人とコンサートの予定があって楽しみにしているんです」

楽しみにしているという表情で言えば、なお効果的です。

いくら鬼の上司とはいえ「子どもの誕生日」「記念日」「家庭の事情」など、こうしたキーワードには弱い。

上司の弱い点を押さえて予定を宣言しておけば、当日に急な残業が発生しても、逃れやすくなります。

あなたの事情を前もって知っているので残業をお願いしづらくなるでしょう。

もちろん急な用件は避けるのが難しいですが「避けやすくなる工夫」としては大変有効です。

上司も人間ですから、予定を楽しみにしているあなたを見れば、言いにくい状況になります。

さらに別の効果もあります。

そもそも自分のプライベートを公開することで、あなたへの親しみが増します。

「心を開いてくれる人には心を開きやすくなる」

心理的な効果があり、上司と部下の関係もよくなります。

残業をしないだけでなく、円滑な人間関係にも、前もって予定を言うのは二重の得があるのです。

• 残業したくない日は、前もって予定を伝えておく。

「いつくらいに仕事が完了できそうですか」

社会人として仕事をしていると、仕事の完了予定を尋ねられるときがあります。

あなたなら、この回答にどう答えますか。

真面目な人は、つい予定より少し早めに答えてしまいがちです。

少しでも仕事が速く終わることを宣言して、かっこいいところを見せたいからです。

少しでも早く仕事を終わらせられれば、それだけ評価も上がるだろうと思います。

その前向きな気持ちはわかります。

しかし、この言い方はあまり得策ではありません。

約束を守りにくくなるからです。

締め切りまでの残り時間があまりに短すぎると、強烈なタイムプレッシャーを感じます。

無理なタイムスケジュールになり、仕事の品質を落としてしまいます。

しかも、約束を守れなければ「遅い」「信用できない」などの印象を持たれる場合があります。

では、正直にありのまま答えるのがいいのかというと、これも賢い答え方とは言えません。

万が一、仕事中に想定外の事象が発生したとき、どうするのでしょうか。

思ったより手間取ったり時間がかかったりすることは、よくある話です。

できるだけ仕事の品質を上げ、しかも想定外の事象が発生したときのことも考えるほうがいい。

結論を言えば、不自然にならない程度に「わざと長め」に宣言しておけばいい。

ささいな違いですが、仕事では大きな変化をもたらします。

たとえば、2日で完了できそうな仕事があったとすれば「3日で終わらせます」と伝えておきます。

7日くらいで終わりそうな仕事なら「10日で終わらせます」と言えばいい。

少し長めなら、不要なタイムプレッシャーを感じることはありません。

時間に余裕があるほうが仕事にも専念できるため、ミスが減り、質が向上します。

もし、仕事で想定外のトラブルが発生しても、時間に余裕があるため、改善できることでしょう。

もちろん予定より早く終わらせられるなら、早く終わらせてください。

そうすることで「仕事の速い人」という印象も強くなります。

「わざと長めに宣言して、早めに終わらせる」

これが段取りのいい仕事術なのです。

• 完了予定は、わざと長めに宣言しておく。

「お願いがあります」

こう言われたとき、あなたはどう感じますか。

おそらく聞いた瞬間、身構えたり警戒したりしてしまうでしょう。

お願いがあるということは、こちらに何か負担がかかるということです。

「どんなお願いだろうか。面倒で負担のかかる仕事だと嫌だな」

連想するのは悪いことばかりです。

それは誰でも同じです。

私も構えますし、誰でも構えるでしょう。

何か大変な話がやってくると思い、身構えてしまいます。

事実、無理なお願いなら、なかなか話は前に進みません。

自分のメリットだけを押し通しますから、相手は嫌な顔をして、交渉が決裂してしまいます。

しかし、これも工夫しだいです。

少し工夫をするだけで、いい。

どうするのかというと、自分のメリットだけでなく、相手のメリットも考えます。

あなたのお願いを受け入れることで、相手が受けられるメリットを考えます。

できるだけたくさんあるほどいい。

「私もあなたもメリットがあります」

そうするとWIN＆WINの関係になります。

お互いにとって前向きな内容になるため話は摩擦なく進み、あっという間にOKをもらえることでしょう。

私たちはお願いをするときに、自分の意見だけを一方的に押し通してしまいがちです。

自分のメリットばかりではなく、きちんと相手のことも考えることです。

それがいちばん摩擦は小さい。

真の交渉術とはお互いのメリットを考えることなのです。

• 相手のメリットも考えて、お願いを切り出す。

「明日の11時にA社に電話をしてほしい」

そういう依頼が上司からあったとします。

あなたはどう返事をしますか。

「はい。わかりました」

そう答える人が多いのではないでしょうか。

これではいけません。

「はい。わかりました」まではOKです。

しかし「はい。わかりました」で終わらせるのは、十分とは言えません。

学生時代の返事の名残があるのでしょうか。

社会人になっても「はい。わかりました」で返事を終わらせる人がいます。

なぜいけないのでしょうか。

確認を怠っているからです。

「はい。わかりました」の後に、重要な言葉が抜けているのは「復唱」です。

「はい。わかりました」だけで返事を終わらせると、内容の確認をすることがありません。

場合によっては「11時」を「17時」と聞き間違えてしまうこともあるでしょう。

ビジネスでは、聞き間違いは日常茶飯事です。

こういうときは「はい。わかりました」の後に「11時に電話ですね」と復唱して、内容を確かめるようにすればいい。

「はい。わかりました」の後には必ず復唱です。

このセットは、口癖にしましょう。

仕事をスムーズに進めるために、返事はすべて復唱で大丈夫です。

聞き間違いを防ぐ効果があるだけでなく、自分が予定を口にすることで、頭にも刻み込まれます。

復唱することで、相手に「きちんと内容を理解しました」というアピールにもなります。

「話のわかる人」「理解のいい人」という印象が残り、印象アップになるのです。

• 返事は復唱にする。

「かっこいい人がいるなあ」

外見が整っている人は、なぜか中身まで整っているような印象を受けてしまいます。

しわのないスーツで身なりが整っていると、知的に見えます。

悲しいかな、人間は外見で判断してしまう生き物です。

もちろん実際は、必ずしも外と内とが一致するとは限りません。

しかし、そういう心理が働きますから、人間とは不思議です。

その心理は上手に活用するべきです。

あなたがビジネスにおいて、同僚や上司にプレゼントを渡すことがあるでしょう。

誕生日プレゼントはもちろん、お歳暮、お中元、そのほかお土産などです。

そんなとき「平凡なプレゼント」を「高級なプレゼント」に見せるヒントは、まさにこれです。

包装紙と箱を高級にします。

するとプレゼントの外見が良くなります。

「こんなに美しい包装紙と箱なのだから、いい物が入っているに違いない」

高級な包装紙と箱に入っているプレゼントは、中身までいいものが入っているに違いないと予感してしまいます。

実際に、包装紙を破って出てきたプレゼントが平凡に見えたとします。

しかし、第一印象がいいため、平凡なプレゼントを見ても、印象がプラスに働きやすいです。

ふたを開けて出てきたプレゼントが平凡でも、なぜか高級な箱に入っているプレゼントは、高級に見えてきます。

包装紙と箱を高級にするなら、低予算で済ませることができます。

平凡なプレゼントを高級に見せるための方法として活用しましょう。

• 高級な包装紙と箱を使って、プレゼントを贈る。

時間感覚のあるビジネスマンが身につける時計は、必ず「アナログ式」です。

デスクの上には、必ずアナログ式の時計を置いています。

携帯電話の時間表示の方式もデジタル式ではなく、わざわざアナログ式に戻しています。

なぜデジタル式ではなく、アナログ式なのでしょうか。

デジタル式では難しいある表現が、アナログ式では簡単にできるからです。

何を表現できるかというと「円グラフ」です。

「時は金なり」という言葉があります。

仕事では常に時間との勝負です。

どれだけ時間が経過して、残りの時間はどのくらいなのか。

時間を常に把握しておく必要があります。

その把握には、アナログ式の時計がうってつけです。

アナログ式の時計の針が、まさに「円グラフ」になっているからです。

時針・分針・秒針が円グラフになっているため、経過時間と残り時間を直感的に確認できます。

アナログには古い印象を持たれがちですが、使い方しだい。

アナログ式の時計は「時間表示」という機能と同時に「円グラフ」という機能も持ち合わせています。

アナログ式の時計がデスクの上にあるだけで、自然と時間感覚が身につくようになります。

デスクの上にあると時間が見えるため、時間の進み具合を直感的・具体的に把握できるようになるからです。

現在時刻がわかり、時間感覚まで身につく。

まさに一石二鳥。

だからこそ仕事のできる人は、アナログ式の時計をデスクの上に置いています。

科学技術が進歩してもアナログ式の時計はなくならないのです。

• アナログ式の時計を、デスクの上に置く。

段取りがいい人のデスクといえば整理整頓……と言いたいところですが、違います。

なぜか散らかっています。

有名な漫画家・評論家などお宅訪問で部屋をのぞくと、かなり散らかっているのが印象的です。

デスクの上にたくさん物が置かれていると、探し物が増えるため、業務効率を下げてしまいそうです。

「よくこんな散らかったデスクで仕事ができるなあ」

むしろ段取りが悪そうですね。

しかし、です。

散らかっているように見えるだけで、散らかっているわけではありません。

デスクの上に置かれているものを、よくチェックして見てみましょう。

きちんと意味があることにお気づきですか。

実は「仕事で頻繁に使う物」という共通点があります。

仕事の段取りがいい人は、仕事の無駄が少ないのが特徴です。

どの無駄を省くのかというと「頻繁に使う物の出し入れ」です。

頻繁に使うものは、あえてデスクの中に入れないほうがいい。

取り出すためにデスクの引き出しを開けたり閉めたりする手間がなくなり、効率が良くなるからです。

典型的な例は、メモ用紙です。

メモ用紙は、どの職場でも普通はデスクの上に置いていますね。

電話はいつ鳴るかわかりません。

鳴って受話器を取ったとき、すぐ用件をメモできるように準備しています。

出したままにしておけば、取り出すために引き出しを開け閉めする必要がないため、業務が早くなります。

段取りのいい人は、頻繁に使うものほどデスクの上に置いています。

よく使うボールペンや消しゴムなども出しっぱなしにしています。

職種によって頻繁に使う物は異なります。

雑誌もあるでしょうし、辞書もあるでしょう。

いずれにせよ共通することは「頻繁に使う道具はデスクの上に置いたままにする」ということです。

片付けていないわけではありません。

一見すれば、たしかに散らかっているように見えますが、散らかっているわけではありません。

いつでも仕事ができるように、きちんと体制を整えています。

片付けはできるけれど、業務効率を上げるために、あえて頻繁に使うものをデスクの上に出したままにしています。

必要になったときにすぐ取りかかれるようにスタンバイしています。

さて、余談ですが、仕事の段取りの悪い人も、デスクが散らかっているのが特徴です。

こちらの場合は、本当に散らかっているという状態です。

ただ単に片付けが面倒で整理整頓ができていないだけです。

仕事の段取りがいい人と段取りが悪い人のデスクの散らかりようは似ていますが、本質はまったく異なるのです。

• 頻繁に使うものは、デスクの上に置いたままにしておく。

道具には、2種類あります。

• 頻繁に使うもの

• たまにしか使わないもの

仕事の段取りがいい人のデスクの上は、散らかっています。

頻繁に使うものをデスクの上に置いているため、散らかっているように見えます。

頻繁に使うものは、いちいち片付けると余計に手間が増えるので、出したままでもOKです。

引き出しから出し入れする無駄を省くことができるため、仕事の効率が上がります。

では「頻繁に使わないもの」はどうするのでしょうか。

難しく考える必要はありません。

「元の場所に戻す」という当たり前を徹底すればいい。

あとからどこに置いたのかと探す手間がなくなります。

いつもある場所を見れば、すぐ手に取ることができるからです。

もし、きちんと元の場所に戻す習慣がなければ、片付けのできない人になります。

デスクの上が極端に散らかり始めます。

使ったものがどんどんデスクの上にたまっていき、デスクの上がごみ箱のようにめちゃくちゃになります。

生産性が一気に落ちてしまい、散らかっているだけです。

仕事の段取りがいい人と悪い人の差は、ここでできます。

仕事の段取りがいい人は、頻繁に使うものと、そうでないものを区別しています。

頻繁に使うものはデスクの上に置いたまま、そうでないものは「使い終わったら元の場所に戻す」を徹底しましょう。

• 頻繁に使うものでなかったら、使い終わったら元の場所に戻すことを徹底する。

ワンフレーズでまとめるのは、段取りのいい方法です。

仕事での発言は、あらゆることをワンフレーズでまとめる習慣をつけましょう。

説得にしろ、説明にしろ、言いたいことがたくさんあり、長々と話をしたい気持ちもあるでしょう。

その気持ちはぐっとこらえて、まずは言いたいことを「一言」でまとめる習慣をつけましょう。

頭の体操にもなりますから、これはぜひおすすめします。

おすすめする理由は3つあります。

• 考えていることの整理がしやすくなる

• 相手に理解されやすくなる

• まとめたワンフレーズは、そのままキーフレーズへと変わる

順に説明をします。

最初は、ワンフレーズを心がけることで「考えが整理しやすくなること」です。

一言でまとめるためには、いらない部分を削り、大切な部分を見抜く必要があります。

それは、要約する力であり、本質をつく力です。

「何を言いたいのか」とまとめる力は、会議で話をするときも聞くときも重要です。

考えが整理しやすくなり、相手に伝えやすくなります。

言葉が力強くなり、説得力がつきます。

続いて2つ目は「相手に理解されやすい」ということです。

考えを整理したフレーズはとてもわかりやすいため、相手に理解されやすくなります。

ことわざがなぜ説得力があるのかというと、まさにワンフレーズだからです。

まさに言いたいことを一言にまとめて圧縮しています。

長々と話をするより一言で伝えたほうが、簡潔であるため、心に残ります。

最後が最も重要です。

まとめたワンフレーズは、そのままキーフレーズへと変わるということです。

言いたいことを圧縮した結果ですから、核心であり本質であり結晶です。

キーフレーズを頻繁に使うと、素晴らしいことを発言しているような気がします。

さて、あなたに質問です。

「あなたが心がけている仕事のコツは何ですか」

ぜひ、ワンフレーズで答えましょう。

今あなたの頭の中は、仕事の方法について整理がされていることでしょう。

それは、あなたのためになりますし、聞いた人にとってもわかりやすくなります。

答えられないなら、核心をまだ絞り切れていない証拠です。

本当に理解ができているなら、必ず一言でまとめることができるはずです。

ちなみに私なら「シンプルさを心がけること」と答えます。

いかがでしょうか。

ワンフレーズはわかりやすいですね。

伝えやすく、理解されやすくなります。

しかもワンフレーズを心がけることで、その言葉は自動的にキーフレーズにもなります。

シンプルがキーワードになります。

言いたいことをワンフレーズでまとめようとするだけでいいのです。

• 言いたいことをワンフレーズでまとめる習慣をつける。

「できないかもしれない」という考え方は「できる」が前提です。

しかし、考え方は大変消極的です。

せっかくできることが前提ではありますが、考え方がマイナスに偏っているため、消極的になりがちです。

たとえできる方法があったとしても、考え方がマイナスになっていれば、そもそも解決の糸口を見つけようと努力しません。

希望の光はあっても、見えなくなります。

「できないかもしれない」と考えていると、本当にできなくなります。

そういうときには「できるかもしれない」と考えましょう。

できるかもしれないという考え方は「できない」が前提です。

しかし、考え方が前向きです。

そういう姿勢は重要です。

たとえ、できないことが前提でも、解決の糸口を見つけようとする姿勢が大切です。

「何かできる方法があるはずだ」と積極的に考えていれば、1つや2つは見つけられるものです。

できると思えば、希望の光は見えます。

できないと思えば、希望の光はあっても見えなくなります。

そういう考えが前向きになっているかどうかが問題です。

「できるかもしれない」と考えていると、本当にできてしまいます。

あらゆることを「できるかもしれない」と思いながら、模索してみましょう。

すると、本当にできそうな気がしてきませんか。

解決の糸口を探し、希望の光を見つけようとする力が働き始めますね。

わくわくして、元気が出てきます。

できないと思っていたことが、本当にできるのです。

• 「できるかもしれない」と考える。

あなたが、初めていくデパートがあるとします。

「本屋に行きたい」という希望があるとき、どう探しますか。

初めて入る大型デパートなら、何階のどこにあるのかがわかりません。

おそらくこういうときには、エレベーターやエスカレーターあたりに設置されているマップを見て確かめることでしょう。

移動のときといえば、決まってエレベーターやエスカレーターを使います。

大型デパートなら、エレベーターやエスカレーター前に必ずマップが設置されています。

それでもわからないときに初めて、詳しそうな人に聞いてみます。

そういう余裕があるときはいいでしょう。

しかし、余裕がないときがあります。

たとえば、足腰の弱い人と歩くときです。

私の両親は、ときどき東京へ遊びに来ることがあります。

私が知っている場所ならスムーズに案内できますが、東京観光では私の知らない場所やお店に入ることもしばしばです。

いえ、知らない場所だらけです。

足腰の弱い人と行動しているとき、マップのあるところまで歩くだけでも手間がかかります。

足腰が弱っている人と行動するときには、あまり無駄な距離を歩きたくない。

そんなとき、私はいきなり受付や店員に場所を聞いてしまいます。

本来は、マップを見てから探すのがマナーではありますが、余裕のないときにはいきなり聞いてしまいます。

場所をよく知る受付、店員などを適当に見つけて、尋ねます。

無駄を省くことができ、スムーズに観光を進めることができるようになります。

行きたい場所に最短距離で行ければ、歩く距離も時間も短くなるのです。

• 場合によって、知らない場所でいきなり人に尋ねてみる。

定時で仕事を終えて帰ろうとするとき、あなたは手紙を書いていますか。

「え、手紙？　誰宛てに？　何のために？」

明日の自分宛てに手紙を書きます。

どのような手紙かというと「今日の仕事を明日に引き継ぐため」です。

明日の朝一から昨日の続きがスムーズに続けられるように、手紙を書きます。

「なんだ。単なる仕事リストを書けということだな」

いえ、単なる仕事リストではありません。

たしかに一般的には明日しなければいけないことを、箇条書きにすることでしょう。

たしかに引き継ぐ仕事の内容はわかりやすいですが、無味乾燥です。

たとえば以下のような簡単なメッセージを残します。

「すでにAさんに相談をした。残りはBさんとCさんに相談する必要がある。あと少しだ。頑張れ、自分！」

大切なことは、仕事の内容だけでなく、気持ちまで明日につなげることです。

そのためには「箇条書き」より、やはり「文章」に限ります。

箇条書きには気持ちを込めにくいですが、文章なら気持ちが込めやすくなります。

流れがつかめ、昨日の気持ちがよみがえってきます。

ゆえに単なる引き継ぎようの仕事リストではありません。

特にポイントとなるのは「あと少しだ。頑張れ、自分！」と気持ちを込めた一言です。

自分が自分を応援したり励ましたりする言葉があるのがいい。

朝に手紙を読むと、昨日の自分から応援されたり励まされたりするので、やる気が出てきます。

たとえ自分で自分宛てに書いた手紙でも、一晩寝ることで区切りをつけることができます。

朝になれば心機一転。

朝一で昨日からのメッセージを見ると、他人からの手紙のように思えてきて、やる気が出ます。

文章を読むことで、昨日の情景や感情がふわりと再現され、朝一からスタートダッシュができます。

そういう手紙を明日の自分宛てに書いて、自分のデスクの上に置いて帰ればいい。

それが本当の引き継ぎです。

「仕事の内容」だけを引き継ぐのではありません。

やる気や元気など「感情」も引き継ぐのが、真の引き継ぎです。

手紙を書いて、仕事の内容と感情を明日に引き継ぎましょう。

• 仕事と感情を込めた引き継ぎをする。

私は高校時代、数学のテストの時間に、不思議な体験を何度かしました。

たしか微分積分の難問題でした。

一目見て「ああダメだ。できない」と考えて諦めていました。

まったく手のつけようがないほど難問です。

「仕方ない。できる問題から解いていこう」

とりあえず、わかる問題から解くことにしました。

全部が全部、難問というわけではないので、できるところから進めていきました。

テスト全体を進め終わり、残りはあのわからなかった問題だけになりました。

時間に余裕があったので、仕方なく「できない」と思う問題を見直すことにしました。

たっぷり時間をかけて「どうすればできるか」と何度も考えていました。

できないと思いつつも、あらゆる可能性を考えてみました。

すると、天の啓示が降りてきたかのように、ふと解き方が思い浮かんだことがありました。

初めは「無理だ」と思い込んでいただけに、ぱっと解法が思い浮かんで、その後はすらすら解けてしまいました。

そのとき解けなかった本当の原因がわかりました。

初めから諦めていたことでした。

一目見て「できない」とすぐ諦めていたので、深く考えて試行錯誤する努力を最初から放棄していました。

その時点で試行錯誤をやめてしまっていたので、当然できませんでした。

大切なことは、初めから諦めないことです。

「どうすればできるか」とは試行錯誤です。

大変な仕事を聞くと「できないかも」と思っておじけづいてしまいます。

そういう癖はありませんか。

いきなり「できないかも」と考えるのは、考える努力を放棄しています。

考えることがなければ、希望の光も見えてくるはずがありません。

「できないかも」と思ったときには、すぐ諦めるのではなく「どうすればできるか」と考える習慣を持ちましょう。

まず、試行錯誤です。

初めから可能性を小さくするのではなく、可能性を大きくするために考えます。

「どうすればできるか」

「何か方法があるはずだ」

「突破口はどこだ」

無理だと思っても、時間をかけて集中し何度も試行錯誤していると、突破口は見えてきます。

「ダメだ」「できない」という諦めは、試行錯誤をするだけして初めて考えることなのです。

• 試行錯誤をしていないうちから、諦めるのはやめる。

自分一人で「どうすればできるか」と考えるのは、限界があります。

1人では、知識や知恵・技術にも限界があるため、限られた発想しかできません。

人間とは不思議なもので「自分がこれだけ考えているのだから、ほかの人が考えても同じに決まっている」と考えます。

しかし、誤解です。

1人で考えるからこそ、大きなストレスをため込んでいたり、視野が狭くなっていたりする場合があります。

そういうときには、複数の人たちと集まって話し合えばいいでしょう。

3人寄れば文殊の知恵です。

「どうすればできるか」を1人が考えるより、3人で「どうすればできるか」を考えるほうがはるかに強力です。

知識も知恵も技術も倍増します。

3人それぞれが違った角度から考えることで、意外な突破口を見いだすこともできるでしょう。

それでも解決しなければ、5人や10人など知恵を出し合って解決すればいい。

人の数だけ、可能性は大きくなります。

1人で考えて諦めるという結論を出すのはよくないのです。

• ほかの人の頭を借りる。

成功と失敗のどちらが得られることが多いのかというと、圧倒的に失敗からです。

成功は、後がありません。

成功しましたから「うまくいったのだから現状維持でいいか」と思って終了です。

その先がありません。

一方で失敗は、うまくいかなかったので、その理由や改善点を発見する機会になります。

「なぜ、失敗したのか」

「どこが悪いのか」

「何を改善すればいいのか」

ゆえに、成功より失敗したときのほうが学びは多い。

改善を考えるチャンスになり、改善できれば、レベルが上がります。

失敗したときは落ち込みますが、失敗した後に急成長します。

しかし、自分のことだけでなく、他人の失敗もそうです。

他人の失敗も、自分が犯す失敗と同じように大変参考になります。

他人の失敗を見て「わはは。ばかだ」と笑っている人は成長が遅くなります。

笑ったときに油断して、今度は自分が失敗します。

これが笑っている人の成長が遅い理由です。

他人の失敗を単なる笑いのネタくらいにしか考えていません。

本当に成功する人は、他人の失敗を笑うのではなく、参考にします。

何があったのかを真剣に尋ねて、自分にも思い当たる点がないかと考えます。

いつか自分が失敗したかもしれない失敗を未然に防げます。

同じ人間ですから、誰かの失敗は自分にもつながる部分があるはずです。

他人の失敗は貴重な参考になります。

自分の失敗だけでなく他人の失敗からも学べ、成長が早くなります。

他人の失敗談を笑うのではなく、真面目な顔をして聞ける人が成長するのです。

• 他人の失敗は自分のことだと思って、参考にする。

ビジネスを長く経験していると、いつも同じ内容でやりとりをしているということに気づきます。

たとえば、承諾のメール・クレームのメール・謝罪のメール・相談のメール・休暇申請のメールなどです。

ビジネスでは頻繁に同じ内容のメールを何度もやりとりします。

その都度、メールの全文を1から考えるのは面倒です。

手ですべて打ち込むのは、とても時間がかかります。

誤字脱字も多くなるでしょう。

こういうときに段取りのいい人は「テンプレート」を使います。

いちばん基本的な例を挙げると「挨拶」のテンプレートです。

「○○様。いつもお世話になっております。○○株式会社の水口です」

そういう文章の型を、あらかじめ用意しておきます。

そのテンプレートの内容はしっかりチェックして、誤字脱字がないように注意して丁寧につくります。

その一度の手間をかけるだけで、後はテンプレートを使えばいい。

承諾用のメールやクレーム用のメールなど、目的に応じたテンプレートがあると、メールを書く手間と時間が劇的に減ります。

しかも誤字脱字も激減します。

校正を終えているテンプレートを何度も使いますから「○○」部分のみ注意すれば誤字脱字で恥をかくこともありません。

またテンプレートのいいところは、社内で共有しやすいというところです。

人によってばらばらのメールではなく、文面を統一できると、会社全体でメールの品質を維持できます。

メールに限らず「稟議書りんぎしょ」や「議事録」などもすべてテンプレートをつくり、使うようにしましょう。

一度の手間で済むのです。

• テンプレートをつくって、手間と時間を減らす。

「フレームワーク」という言葉をご存じですか。

テンプレートは「こう書けばうまくいく」という「文章の型」です。

フレームワークは「こうすればうまくいく」という「仕事の型」です。

たとえば、以下のような仕事例です。

「出社してメールを片付け、その後電話の仕事をまとめて、仕事の疲れがたまったところで休憩。午後は頭を使う仕事に専念する」

自分の体調や性格、体質にあった最も良い仕事のパターンをつくっておきます。

「こうすればうまくいく」

そういう自分に合った仕事の型があると、波に乗りやすくエンジンがかかりやすくなります。

頭が冴さえないときも、適当な仕事から始めるのでは良くありません。

そういうときこそ「こうすればうまくいく」というフレームワークにのっとって仕事を進めていくと、うまくいきます。

仕事の成功方程式です。

性別や性格など人それぞれです。

朝型の人もいれば、夜型の人もいることでしょう。

どんな仕事のパターンがいちばんいいのかは、人それぞれです。

自分のことは自分がいちばんよく知っていますから、自分の性格や体質に合ったフレームワークも、自分で見つけるしかありません。

あなたが仕事をしていくうえで「こうすればうまくいく」というフレームワークをつくっておきましょう。

気分が乗らないときや調子が出ないときも、そのフレームワークに従っていれば、ある程度の仕事の品質を維持できます。

あらかじめフレームワークをつくっておけば、無駄な時間が省けます。

「次はこれをして、終わればこれをする」というあらかじめつくっておいた流れがあれば、それに従えばいい。

自分なりに最も仕事がはかどるフレームワークを構築しておくのです。

• 「こうすればうまくいく」という仕事の型をつくる。

私の場合、仕事に取りかかる前、ある儀式をしています。

儀式とはいえ、大したことではありません。

「トイレに行って、きちんと手を洗い、席に帰る前にはコーヒーを買って帰る」

これを仕事始めの前に必ずする、お決まりの行動パターンです。

私は儀式だと思っています。

仕事の波に乗っているときに、トイレのために仕事を中断させたくないため、仕事を始める前にトイレに行きます。

また手を洗うのも重要です。

トイレで汚れた手を洗うのが主な目的ですが、それだけの意味ではなく「身を清めるため」です。

これから仕事に着手する手を冷たい水で洗うことで、仕事への気持ちが引き締まります。

トイレから出て、席に戻る途中に自動販売機に寄って、コーヒーを買って帰ります。

仕事中にコーヒーを飲めば、仕事に専念しやすくなります。

こうした一連の行動が、仕事への準備になるだけでなく「仕事をするぞ」という気持ちを高めます。

あなたの仕事には儀式がありますか。

儀式は、大切な段取りの1つなのです。

• 仕事を始める前に、儀式を行う。

カレンダーやスケジュール帳には、そもそも書き込む余白の大きさに限界があります。

また、会議や講演を聞きながらメモを取るには話のスピードが速いため、メモを取るスピードにも限界があります。

とはいえ、本格的な速記を学ぶのは少し大げさな話です。

時間もお金もかかり、面倒ですね。

そうした悩みを一度に解決できる方法こそ「記号」や「略語」です。

段取りよくなりたければ「記号」や「略語」を多用することをおすすめします。

段取りのいい人ほど、必ず記号と略語を使うのが上手です。

たとえば、スケジュール帳に予定を書き込むときには、段取りのいい人は以下のような「記号」を使います。

「◎」は最重要。

「○」は重要。

「？」は入るかもしれない予定。

「☆」は緊急。

こうすれば、たった1文字で意味を表現できます。

「言葉」で表現するのではなく「1字」で表現するのがポイントです。

直感的に意味を理解できるため、解釈も早くなります。

また、次のような「略語」も活用しましょう。

「デ」は「デートの予定」という意味。

「周」は「周知をする」という意味。

「電」は「電話をする」という意味。

「旅」は「旅行の予定」という意味。

略語ですから、すぐ書き込むことができますね。

もちろん紹介した内容はほんの一例です。

あなたの好みに合わせて、わかりやすい記号を使いましょう。

これなら速記を学ぶ必要はなく、特別な技能も不要です。

ビジネスでもプライベートでも幅広く活用できます。

今すぐメモを早く、わかりやすく、理解しやすくなる方法なのです。

• 記号や略語を使う。

あなたはどのようなタイミングで休憩を入れていますか。

「少し疲れたな。休憩しよう」

疲れたタイミングで休憩を入れていませんか。

もちろん疲れたから休憩を入れたい気持ちはわかります。

体がだるくなったり、集中力が低下したりという状態があります。

事実、人間の集中力や体力を超えた仕事はできません。

どうしても無理だという場合は仕方ないでしょう。

しかし、仕事をスムーズに段取りよく進めたければ、疲れたタイミングではなく、仕事の区切りで休憩するようにしましょう。

いま一度、休憩のタイミングを考えてみましょう。

執刀医が患者の命に関わる手術をしているとき、適当なタイミングで休憩するわけにはいきません。

患者が大出血しているときに「疲れたから休憩する」というわけにはいきませんね。

まさに患者の命に関わることだからです。

さらに、あまりもたもたしていると患者の体力を消耗してしまいます。

迅速な仕事を求められているうえ、ミスやトラブルをなくし、仕事をする時間も限られています。

もし中途半端なところで休憩を入れてしまうとどうなるでしょうか。

仕事の再開がしづらくなるため、ミスやトラブルを起こしやすくなります。

どのタイミングで休憩するかは、患者の命に関わります。

だからこそ、休憩するタイミングは「疲れたとき」ではなく「仕事の区切り」がいい。

仕事の区切りまでつけば、休憩しやすくなり、再開するときも切りがいいため始めやすくなります。

結果として、いちばん仕事が速く、かつ不要なミスやトラブルを防ぐことができるようになります。

これは私たち一般的なビジネスでも同じです。

お金が絡み、納期のある仕事です。

あまりもたもたしていると、時間はどんどん過ぎていきます。

仕事には制限時間がありますし、お金・信用も絡んでいます。

もたもたして納期を超えてしまえば、お金や信用の損失に響きます。

そのためにも休憩のタイミングは、疲れたときではなく、仕事の区切りでするほうがいい。

休憩しても仕事の再開がしやすく、ミスやトラブルを最小限に抑えることができます。

仕事をスムーズに段取りよく進めることができるのです。

• 仕事の区切りで休憩を入れる。

いきなり知らない人に「結婚してください」と言えば、十中八九、断られます。

考えれば、当たり前のことです。

いきなり大きな要求をするのは、無理難題です。

こういうときは、まず挨拶から始め、顔見知りになります。

ある日、話しかけて友人になります。

会話を増やして親しくなれば、映画に誘ってさらに親密になります。

「付き合ってください」という告白に、OKが出ることでしょう。

その付き合いも何年か続けば「結婚してください」という要求も通りやすくなります。

「大きな要求には段階がある」ということです。

仕事でも同じです。

仕事における大きな要求も、段階があります。

いきなり大きな要求をしても、断られやすいです。

まず受け入れやすいよう、小さな要求に分けて、少しずつ進めます。

たとえば、いきなり「契約に判を押してください」と要求しても、まず断られるでしょう。

相手が誰かわからない人から、大切な契約をしようとは思いません。

まずは、クライアントと親しくなるところから始めます。

頻繁に顔を見せたり、一緒に食事をしたりなどです。

親しくなり、仕事を真面目にする人だとわかることで、小さな契約から交わし始めます。

何度か会って会話を交わして、仕事の結果を見てもらいます。

時間をかけて契約の実績を積んでいけば「この人なら大丈夫だろう」と信用され、大きな契約の話が通るようになります。

段取り上手は、階段を何段も飛ばして速く上がろうとするのではなく、一段ずつ上っていきます。

それがいちばん速くて、段取りがいいのです。

• 大きな要求は小さく分けて、段階を経る。